【生存戦略】課員が減ったのに業務量そのまま!? 人手不足の職場を生き抜く業務効率化の極意

人手不足の職場

こんにちは、気づいたら課員が減っていたぶんけです。

突然ですが、皆さんの職場、人足りてますか？
「足りてるよ！」と答えた方は、そっとこのページを閉じてください。そしてその恵まれた環境に感謝しながら、定時で優雅に帰宅してください。

逆に、「全然足りねぇよ！」「人が辞めたのに補充が来ないんだけど!?」と血涙を流している全国の同志たち。よくぞこの記事に辿り着いてくれました。

現在、社員数3000人オーバーの弊社。私が所属する総務系部署（総勢46名）のとある係で、大惨事が起きています。
管理職を除いて8人体制だった我が係から、契約社員と育短勤務者がいなくなり、一気に6名体制へ縮小されました。

しかも、契約社員はあいまいな引継ぎのままフェードアウト。結果どうなったか？
残された我々にもれなく「月間60時間超えの残業」という名のボーナスステージ（年度末仕様）がプレゼントされました。

4月に入っても人員補充の気配はゼロ。「このままじゃ……帰れないッ！」
危機感を覚えた私が、同じ業務量をどうこなすか全力で考え、実行に移した「血と汗と涙の業務効率化（生存戦略）」を大公開します！

人手不足や残業地獄にお悩みの方、全然参考にならないかしれませんが参考にしてください。

1. 業務マニュアルをガチガチに固めて上層部に「見える化」の鉄槌を下す

人が減った時に一番やってはいけないのが、「なんとなく気合いでカバーする」ことです。気合いでカバーすると、上層部は「なんだ、人減らしても回るじゃん」と勘違いします。

そこで私がやったのは、業務マニュアルのガチガチ整備です。
目的は後輩の育成？ いいえ、「現在どれだけの業務量があるのか」を管理職や人事部に物理的なボリュームとして把握させるためです。

「ほら見ろ！ これだけの業務を6人で回してるんだぞ！」という無言の圧力をかけることで、現場の悲惨な状況を正しく（そして少し大げさに）理解してもらう作戦です。

2. 放置OKな業務は無視！ 「最低限の初期対応マニュアル」を作る

次に着手したのが、担当者不在時でも他の人がカバーできる「初期対応マニュアル」の整備です。

ここで重要なのは、「担当者が来るまで放置していい業務」の初期対応マニュアルは絶対に作らないことです。
なぜって？ 人間の脳みそはそんなに容量がないからです。何でもかんでもマニュアル化すると、結局誰も覚えられずに破綻します。

「これは明日でOK」「これは死なないから放置」と見極め、本当にヤバい案件だけ課員全員が初期対応できるようにする。これぞ真の効率化です。

3. 嫌われ覚悟！ 収益を生まない社内イベントは会議でゴリ押し粉砕

「人が減ったなら、業務自体を減らせばいいじゃない（マリー・アントワネット風）」

ということで、広報活動や社内イベントなど「収益に直結しない＆大して重要じゃない業務」に目をつけました。会議の場で「これ、やる意味あります？ 人件費の無駄じゃないですか？」と正論という名の鈍器を振り回し、ゴリ押しで削り落としました。

多分、周囲からは「仕事したくないヤバい奴」認定されたと思います。実際、「人件費ってそれほどでもないんじゃない？」とか「大きく出たねぇ…」と言われた中ゴリ押ししました。でもいいんです。そうでもしないと帰れないから。
嫌われる勇気を持つ者だけが、定時退社の切符を手にするのです。（名著「嫌われる勇気」の内容はこういう意味の嫌われるじゃないので注意。）

4. NASの迷宮入りを防ぐ！ ファイル検索ツール「Everything」で秒殺

どこの会社にもある「カオスな共有フォルダ（NAS）」。
当課にも、必要なファイルを見つけるために半日を費やしている、とてもヒマ……ゲフンゲフン。とても調べものに熱心な方がいらっしゃいました。

そこで私は、ファイル検索の神ツール「Everything」を導入。
ファイル名の一部を入れるだけで、カオスなNASの中から秒速で目的のファイルを発見できます。

私は自らを「ファイル探索匿名係長」と名乗り、みんなのサボり……もとい、調べもの時間を劇的に削減しました。Everything、マジで神ツールなので全事務職は今すぐダウンロードしてください。

5. 【閲覧注意】定時退社のための禁断のドーピング

ここまでドヤ顔で効率化を語ってきましたが、ぶっちゃけそれでも時間が足りません。
隙間時間はすでにカンナで削り切ったようにツルツルです。

私は保育園のお迎えがあるため、何がなんでも定時で帰らなければなりません。そこで現在どうしているかというと……「昼休みを削る」「始業前残業」という禁断のドーピングに手を出しています。（※労働基準法的にはNGなので、絶対に真似しないでください。会社員としての末路です）

さらにお迎えがない日は、24時くらいまでぶっ通しで業務を処理。休みの前日でお迎えがない日に至っては、それ以上残ることも……。もはや「効率化」ではなく「寿命の前借り」です。

会社員である以上、業務命令には逆らえません。そのため削り切れなかった業務はやるしかないんです。。。

一応、人員が足りていた時は残業時間を７０時間→２０時間まで削ってたのですが、また６０時間まで逆戻り…という感じです。

6. 若手社員の密かな野望と、他のメンバーへの期待

こんな限界集落のような働き方をしていますが、実は一つ希望を持っています。

それは、「他のメンバーもこれくらい追い込んでやれば、2名減の業務量でも十分カバーできる」という確信です。
私から見て、他のメンバーにはまだポテンシャル（という名の余力）が残っています。全員の教育を並行して頑張れば、この地獄を抜け出せる気がしています。

ただ、悲しいかな私はチーム内で「若手」の部類。
ストレートに「もっと効率よく働きましょうよ！」と言うと、特大の角が立ち、村八分にされるリスクがあります。

なので、「ここ、こうするともっと楽になりますよ〜（ニコッ）」と、ほんのり優しく、真綿で首を絞めるように「先輩」や「管理職」に効率化の提案を続けています。

たぶん昔ながらの昭和気質の上司からは煙たがられていますが、人員補充も業務改善もできない状況なので口酸っぱく言うしかありません。もちろん管理職の方は他部署とのバランスも見ながら慎重に判断する必要があり、即決即断ができないというのも重々承知しております。

ですがそうもいっていられない状況なので、もはや人員補充を行えないなら打開策を考えろと言わんばかりのプレッシャーを与えて私を飛ばすのを待ってるまであります。。。目指せ窓際部署。。。　

まとめ：人手不足の職場は自ら環境を変えるしかない！

人員が減ったのに業務量が変わらない。そんな状況で「会社がなんとかしてくれる」と待っていても、待っているのは過労死ラインの残業だけです。

1. 業務を見える化する（マニュアル化）
2. やらない事を決める（放置・削る）
3. ITツールに頼る（Everythingなど）
4. 周囲を優しく巻き込む

この4つを武器に、今日も私は定時退社を目指してキーボードを叩き続けます。
全国の事務職・総務職の皆さん、共にこの地獄を生き抜きましょう！

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それでは、ぶんけでした！（さぁ、仕事に戻らなきゃ……）

ぶんけ

事務　兼　農業見習い

1995年生まれ。地方公立大学卒業。 田舎で分家に住む文系。 事務職をしながら実家の農業を手伝っている自称効率厨。基本的に上昇志向。業務能力は低空飛行。 愛車はランドクルーザー70とスズキのバイクGN125h。 テーマや内容を項目して、AIに加筆修正してもらって記事化してます。