議事録は「会議前」に書け。そうすれば会議は早く終わる。

こんにちは。会議で話し合っていないことまで議事録に盛り込むぶんけです。（もはや無能）

「議事録は会議が終わってから書くもの」
そう思っていた時期が、私にもありました。

でもある日気づいたんです。
会議って、だいたい始まる前から結論決まってない？と。

ならもう先に書いちゃえばいいじゃないか。
というわけで今回は、議事録を会議前に書くことで会議を爆速化する方法を紹介します。

前提：AIで議事録が作れる会議は、そっちに任せよう

まず大事なことから。

• Web会議や打合せ記録
• 音声がクリア
• まず記録として残しておけばOKなもの
• 公的な記録として扱わない

こういう会議は、AIで音声録音 → 自動文字起こし → 要約
これが最強です。

人間が頑張るところじゃない。

今回紹介するのは、AIで議事録を作れない（公的な記録として扱う）会議向けの方法です。

• 対面会議や型が決まっている会議
• 審議提案事項の結果記録が必要
• 方向性確認の記録が必要
• 逆に言えば「決まったこと」「提案したこと」が大事な会議

このへんが対象。

議事録は「だいたい決まってる未来」を先に書く

会議前にやることはシンプルです。

① 議事録の骨組みを会議前に作る

• 会議名
• 日時
• 参加者
• アジェンダ
• 決定事項（仮）
• ToDo（仮）

ポイントはここ👇
決定事項とToDoを、だいたいの方向性で先に書いてしまうこと。

例：

• ○○の方針：A案をベースに検討
• 次回までの宿題：△△さんが資料作成

「仮」でOK。
どうせ会議で微調整されるだけです。

会議後にやるのは「修正」だけ。だから爆速

会議が終わったあとにやることはこれだけ。

• 変わった部分を直す
• 決まらなかったところに「持ち帰り」と書く
• 担当者名を確定させる

ゼロから書く必要はありません。

80％完成した議事録を、90％にする作業なので、
5分〜10分で終わります。

「議事録作成で残業」という概念が消えます。

先に議事録を書くと、会議の理解度が爆上がりする

これ、地味だけど超重要です。

議事録を先に書く＝
「この会議で何を決めるか」を自分の頭で整理するということ。

結果どうなるかというと、

• 話のズレにすぐ気づく
• 「それって今回決める話でしたっけ？」と言える
• 無駄な脱線を止められる

つまり、
会議中の理解力が一段階上がる。

聞いてるだけの人から、
「会議を理解している人」に進化します。

会議をコントロールしたいときの“方向性の地図”になる

議事録を先に書いておくと、
それ自体が会議の地図になります。

• 今どこを話しているのか
• どこに向かおうとしているのか
• 何が決まって、何が未決なのか

全部、議事録に書いてある。

話が迷子になり始めたら、

「一回、今日決めたいことに戻しましょう」

と自然に軌道修正できます。

これ、司会じゃなくてもできるのが強い。

なんなら自分が司会の時は事前に「こういう感じですすめてOKですかね？」と説明者と一番議題に引っ掛かりそうな人に根回しして、会議の時の余計な衝突を減らしてます。

手間をかけたくないときは事前に手間をかけろ。咄嗟の対応が減って進めやすくなります。

実は一番のメリット：会議が短くなる

先に議事録を書くと、参加者の頭の中がこうなります。

• 「結論ここだよね？」
• 「そこはもう決まってるよね？」
• 「それ次回でよくない？」

結果、

• 同じ話を繰り返さない
• どうでもいい議論が減る
• 決まらない会議が減る

会議がちゃんと“決める場”になります。

こんな人ほど向いている

• 会議が長いのが嫌い
• 議事録がめんどくさい
• 仕事を早く終わらせたい
• 「で、結論何？」と思いがち

はい、だいたい出席者全員ですね。

まとめ：議事録は「記録」じゃなく「設計図」

議事録は、
会議のあとに思い出すためのものじゃありません。

• 会議を理解するため
• 会議を早く終わらせるため
• 会議をコントロールするため

そのための設計図です。

そして設計図は、
建てる前に描くものです。

次の会議、
ちょっとだけ未来の議事録を書いてから参加してみてください。

たぶん参加者みんながこう思います。

「…あれ？今日の会議、早く終わったな？」 😏

ぶんけ

事務　兼　農業見習い

1995年生まれ。地方公立大学卒業。 田舎で分家に住む文系。 事務職をしながら実家の農業を手伝っている自称効率厨。上昇志向だが業務能力は低空飛行。 田舎で実践している（したい）ライフハック的な内容をゆるく発信。 テーマや内容を項目して、AIに加筆修正してもらって記事化してます。