【無駄な会議を減らす】「事前共有」の魔法！議事録は会議前に書くチート技で定時退社をキメろ

「またこの会議、何も決まらずに終わったな…」
「今話し合った1時間、チャット1通で済んだよね？」

そんな絶望を抱えながら、そっとPCを閉じる毎日を送っていませんか？

日本のビジネスパーソンは、息をするように会議を開きます。しかし、その多くは「進捗確認という名の朗読会」や「上司の思いつき発表会」と化しており、私たちの貴重な労働時間と精神力をゴリゴリ削っていきます。

このままでは、あなたの人生の半分が「無駄な会議」で終わってしまいます！

そこで今回は、無駄な会議を劇的に減らす「事前共有」の魔法について解説します。少しの工夫（と、ちょっとした腹黒さ）で、ダラダラ会議を爆速で終わらせるチート技を伝授するので、今日からぜひ実践してみてください。

手間を減らしたければ、あえて「事前に」手間をかけろ！

「会議の準備なんてめんどくさい！当日その場で考えればいいっしょ！」
そう言って、手ぶらで会議室に突撃していませんか？

結果どうなるか。
会議の最初の20分が「資料の黙読タイム」になり、次の15分が「前提条件の確認」で消え去ります。そして残り15分で焦って議論を始め、結局「次回持ち越しで！」という最悪のオチを迎えるのです。

「手間をかけたくなければ、事前に手間をかける」。これが会議の鉄則です。

会議の目的、アジェンダ、参考資料を「最低でも24時間前」に共有する魔法を使いましょう。「当日は議論からスタートしますので、必ず資料を読んできてください」と一言添えるだけで、会議時間は体感で半減します。
「事前に資料を作るのが手間だよ！」と思うかもしれませんが、会議室で無の時間を過ごし、次回また同じメンバーで集まる手間に比べれば、安い投資です。

日本の伝統芸能「根回し」が、無益な議論をぶっ飛ばす

会議の終盤、いい感じにまとまりかけた空気を切り裂く「え、それ俺聞いてないけど？（ちゃぶ台ドガシャーン）」というキーマンの謎の鶴の一声。経験ありませんか？

この大惨事を防ぐ最強の防御魔法が、日本の伝統芸能「事前の根回し」です。

「根回し」と聞くと、社内政治のようでネガティブなイメージを持つかもしれませんが、実は超・合理的なビジネススキル。
会議の前に、キーマンや意見が対立しそうな人に対して、こっそり「今回はこういう方向で進めたいんですけど、懸念点ありますか？」とジャブを打っておくのです。

事前に方向性を確認し、ガス抜きをしておくことで、当日の「そもそも論」や「無益なマウントの取り合い」といった地獄の議論を未然に防ぐことができます。会議とは「話し合う場」ではなく、「事前に整えた合意を、みんなの前で承認する儀式」なのです。

未来予知!? 議事録は「会議の前」に書くのが最強のチート技

さて、ここからが本記事のハイライト。「議事録」についてです。

会議が終わってから「えーと、今日何が決まったんだっけ…」と記憶を頼りに議事録を書き始めるそこのあなた。はっきり言って三流です。

一流のビジネスパーソンは、「議事録を会議の前に書く」という未来予知の魔法を使います。

やり方は簡単。会議前に「決定事項」「ToDoリスト」の枠組みを作り、自分が持っていきたい「理想の結論（落とし所）」をあらかじめ書いておくのです。
つまり、議事録を「会議の台本」として使います。

当日は、その議事録（台本）の画面をモニターに映しながら進行し、「この方向でいいですよね？」と誘導尋問のように会議を進めていきます。
参加者は画面に文字で「結論」を見せられると、不思議と「まあ、それでいいか」と納得してしまう心理が働きます。

そして会議が終わった瞬間、空欄を少し埋めて体裁を整えるだけで、爆速で議事録の提出が完了！「えっ、もう議事録できたの!? 君、仕事早いね！」とドヤ顔できること間違いなしです。

今日からできる「無駄会議を駆逐する3つのアクション」

最後に、「この記事を読んで満足して終わり」にさせないための、明日からすぐ使えるアクションプランを3つおまけで紹介します。（※これを実践するだけで、あなたの時給単価がバグ上がります）

1. 「目的不明な会議」の招待は勇気を持って辞退する
   「とりあえず定例だから」という会議は、9割が無駄です。「この会議のゴールは何ですか？」と事前にチャットでツッコミを入れましょう。
2. 会議時間は「デフォルト45分（または25分）」で設定する
   Googleカレンダーなどで1時間枠を取るのをやめましょう。人は「与えられた時間を使い切る」習性があります。時間を短く絞るだけで、強制的に無駄話が消えます。
3. 「決まらなかったこと」も議事録に残す
   「次回の宿題」を明確にしないと、無限ループ会議に陥ります。誰が、いつまでに、何をするのか（5W1H）を明確にしましょう。

まとめ：事前共有の魔法で、定時退社を勝ち取ろう

いかがでしたか？無駄な会議を減らす方法は、当日のファシリテーション（進行）スキルよりも、「会議が始まる前の動き（事前共有・根回し・議事録の先書き）」にかかっています。

少しの「事前の手間」と「腹黒い誘導」を駆使して、ダラダラ会議をぶっ壊し、さっさと仕事を終わらせて美味いビールを飲みに行きましょう！

今後も「ちょっとズル賢く、でも確実に仕事がラクになる」ビジネスハックをお届けしていきます。この記事が役に立った（あるいは上司の顔が思い浮かんでイラッとした）方は、ぜひ他の記事も見てみてください。

ぶんけ

事務　兼　農業見習い

1995年生まれ。地方公立大学卒業。 田舎で分家に住む文系。 事務職をしながら実家の農業を手伝っている自称効率厨。基本的に上昇志向。業務能力は低空飛行。 愛車はランドクルーザー70とスズキのバイクGN125h。 テーマや内容を項目して、AIに加筆修正してもらって記事化してます。