【関数・VBA不要】エクセルのポチポチ作業をAIに丸投げしたら毎月50分の絶望が10分に縮んだ話

「あー、またこのコピペ作業の季節がやってきたか……」

毎月あるいは毎日、パソコンの前で白目を剥きながらエクセルに数字や文字をポチポチ入力しているそこのあなた。本当にお疲れ様です。現代の合法的な精神修行こと「単純作業の繰り返し」、本当に嫌になりますよね。

上司からは「もっと効率よく仕事しろ」「タイパを意識しろ」なんて言われるけれど、こちとらVBAマクロなんて黒魔術は使えないし、難しい関数の本を開いた瞬間に脳がシャットダウンして睡魔が襲ってくる体質なのです。

「エクセルの効率化？あぁ、あの画面が緑色の暗号だらけになるやつでしょ？私には無理無理！」と諦めるのは、ちょっと待ってください。

実は、あなたが普段職場で使っているそのエクセルシート、まだまだ効率化できる「手抜きの伸び代」が山ほどあります。 しかも、関数やプログラミングの知識は1ミリも必要ありません。なぜなら、今は私たちの代わりに24時間文句も言わずに働いてくれる「AI」という名の、何でも知っている都合のいい相棒がいるからです。

今回は、私の職場で実際にある「毎月の絶望のポチポチ作業」を、AIに相談してでほぼ自動化した実話をお届けします。これで大事な業務の時間を確保しましょう！

1. 職場のリアルな絶望：「休憩室一覧表」という名のポチポチ地獄

私の職場はとにかく人数が多いです。3,000人くらいいます。そのため、お昼休みになると食堂や休憩スペースが戦場（芋洗い状態）と化します。

そこで総務や管理側が考えたのが、「お昼休み限定で、空いている会議室を休憩会場として一般開放しよう！」という、一見すると神対応な素晴らしい運用でした。

……が、ここで発生するのが「じゃあ、毎日どの会議室が空いてるか調べて、休憩室一覧表を作るのは誰なんだ問題」です。そう、その大役（誰もやりたがらない雑務）が私に回ってきたのです。

これまでの私の原始的な戦闘スタイル（作業手順）がこちら。

1. 会社の社内予約システムを開く。
2. 「会議室A」のスケジュールをポチポチめくって、空いている時間を目視で探す。
3. 空いている時間をエクセルシートに「えーっと、12時から13時は空き、と……」と手入力する。
4. これを「会議室B」「会議室C」「会議室D」……と全ての部屋で繰り返す（精神崩壊）。

確認作業も含めると、毎月40分〜50分は確実にこの作業で魂を削られていました。画面を往復しすぎて目がチカチカしてくるアレです。「私は一体、何のためにこの会社に入ったのだろう……」と、毎月静かにアイデンティティが崩壊していく音が聞こえていました。

2. 知識ゼロでAI（ChatGPT・Gemini等）に「助けて！」と泣きついてみた

ある日、限界を迎えた私は「もう1秒もこの作業に人生を使いたくない」と決意（ちなみにこの作業1回目の出来事）。噂のAIに、そのままの愚痴混じりで相談してみることにしました。エクセルの本なんて買いません。検索窓にそのまま感情をぶつけるのです。

プログラミングの呪文を知らなくても、日本語でこう伝えるだけで十分でした。

私： 「社内システムから1ヶ月分の予約状況がCSVデータでダウンロードできるんだけど、ここから空いてる時間を抽出して、指定のエクセル表に自動で反映させる良い方法ない？ちなみにマクロとかVBAは一切使えないから、簡単な関数とかで教えて！思考時間は考慮しなくていいからじっくり考えてくれ。」

するとAIは、嫌な顔一つせず（画面上で）、数秒でこう答えてくれました。

AI（要約）： 「それなら、マクロを使わなくても『XLOOKUP（エックスルックアップ）関数』を使えば、別シートにコピペしたCSVデータから一瞬で条件に合う時間を引っ張ってこれますよ！数式はこれを作ったので、そのまま貼り付けてください！」

「えっ、エックス……何だって？ あ、数年前にリリースされたVLOOKUPの上位互換か…」というレベルの私でしたが、AIが「ここにこの数式を入れろ」とミリ単位で指示をくれたので、言われるがままにやってみました。

3. 爆誕！AIと作った「ほぼ自動化」の3ステップ

AIと何回かチャットを往復した結果、今までのポチポチ手入力が、以下の超スマートな3ステップへと生まれ変わりました。

• ① データ抽出： システムから今月の予約状況をポチッと「CSVデータ」でダウンロードする。めんどくさいので関係ない会議室も含めてまるっとダウンロードしちゃう。
• ② コピペ： そのCSVデータを、エクセルの中に新しく作っておいた「計算用の別シート」に丸ごと全選択して貼り付ける。
• ③ 自動反映： AIに教えてもらった「XLOOKUP数式」が埋め込まれた本番用の予約表シートが、コピペを検知して一瞬で空き状況を自動で反映する！

この作業に手入力は一切なし。「ダウンロードして、コピーして、貼り付けた」だけです。もはやマウスクリックとショートカットキー（Ctrl+C、Ctrl+V）しか使っていません。タイピングすらほぼしていません。

【驚異の結果】40〜50分が「10分」に激減！

今まであんなに時間をかけて、ミスがないか何度も見直していた作業が、最終確認の時間を含めてもわずか10分で終わるようになってしまいました。しかも手入力のミスが構造上起きないため、精神的衛生もすこぶる良好です。

浮いた30分以上の時間で何をしたかって？もちろん、忙しい振りしてネットサーフィンをしていました（仕事してください）。

4. 【コピペで使える】AIにエクセルを丸投げするときの最強プロンプト（質問文）

「でも、AIにどうやって質問すればいいか分からない……」という方のために、私が実際に使って効果のあった「これ通りに聞けば一発で解決するプロンプト」を共有します。以下の【】の部分を書き換えて、ChatGPTやGemini、Claudeなどに貼り付けてみてください。

Plaintext

【AIへの相談プロンプト例】
エクセルの作業を効率化したいです。VBAやマクロの知識はありません。

現在、【社内システムからダウンロードしたCSVデータ】があります。
ここから、【会議室の名前】と【空き時間】のデータを抽出して、
別シートにある【社内配布用の休憩室一覧表】に自動で反映させたいです。

どのような関数を使えば実現できますか？
エクセルの初心者にも分かるように、具体的な手順と数式を教えてください。

これだけで、AIはあなた専属の超優秀なITコンサルタントに変身してくれます。

5. なぜ「エクセル関数がわからない」人ほどAIを使うべきなのか？

「でも、やっぱり関数を覚えるのが面倒くさそう……」と思うかもしれません。そこが大きな勘違いです！これからの時代、関数を暗記する必要は一切ありません。

AIをエクセル効率化の相棒にするメリットは、主に以下の3つです。

• エラーが出てもすぐ解決： エクセルでよくある「#N/A」や「#VALUE!」といった謎のエラー。今まではググっても原因がわからず発狂していましたが、今はエラー画面の数式をAIに貼り付けて「直して」と言えば、1秒で原因と修正版を教えてくれます。
• あなたの会社の「独自のルール」に付き合ってくれる： 一般の本やネットの記事には載っていない「うちの会社のこの複雑な表の場合」という超個人的な質問にも、AIは完璧にカスタマイズした回答をくれます。
• 将来的にマクロ（VBA）化もできる： もし「もっと自動化したい！」となった時も、AIに「こういう動きをするマクロのコードを書いて」と頼めば、数秒でコードを生成してくれます。あなたはそれをコピーして貼り付けるだけです。

6. 【本質】「減らせない業務」をどう自動化するかで、人生の豊かさが変わる

今回の件で私が一番痛感したのは、単に「ラクになった」ということだけではありません。

世の中には「完全に無くすことはできない業務」がたくさんあります。今回の休憩室一覧表作成も、「昼休みの混雑緩和」という大目的がある以上、業務自体を廃止することができません。

しかし、「業務自体は減らせなくても、そのプロセスを自動化して『自分の作業時間』を極限まで減らすこと」は誰にでも可能です。

単純なコピペ作業に脳のリソースや時間を奪われなくなると、本当に大事な業務（新しい企画を考える、顧客と向き合う、あるいは定時にサクッと帰って趣味や家族との時間を楽しむなど）に、一番良いエネルギーと時間を配分できるようになります。これこそが、本当の意味での「タイムパフォーマンス（タイパ）の向上」です。

まとめ：今すぐAIを開いて「このエクセル、楽にできない？」と聞いてみよう

エクセルの業務効率化は、決して意識の高いエンジニアやパソコンオタクだけのものではありません。むしろ、「めんどくさい」「1歩も動きたくない」と強く願うズボラな人にこそ、AIは最高の武器になります。

まずは明日、あなたが毎日触っているそのエクセルシートを開き、適当なAIを立ち上げて、こう話しかけてみてください。

「このエクセルの手入力、もっと楽にする方法ある？ちなみに私は天才的にズボラです」

そこから、あなたの「毎月40分のおサボりタイム（自由な時間）」が誕生するはずです。さあ、AIを使い倒して、スマートに（合法的に）手を抜いていきましょう！

ぶんけ

事務　兼　農業見習い

1995年生まれ。地方公立大学卒業。 田舎で分家に住む文系。 事務職をしながら実家の農業を手伝っている自称効率厨。基本的に上昇志向。業務能力は低空飛行。 愛車はランドクルーザー70とスズキのバイクGN125h。 テーマや内容を項目して、AIに加筆修正してもらって記事化してます。