「3分で終わることは今やれ！」──スピード重視で残業時間を70時間から20時間に減らしたマイルール

仕事が溜まる人と、なぜか常に余裕がある人。
その差は才能でも気合でもなく、ルールです。たぶん。

というわけで今回は、
僕が実践している 「仕事を溜め込まないためのマイルール」 を紹介します。

仕事は丁寧に？完璧主義？それ、仕事溜める病の初期症状です。

今日やる業務は「全部20分以下」に分解してGoogleカレンダーへ

まず大前提。

今日やる業務は、すべて1業務20分以内に分割します。
そしてそれを Googleカレンダーに全部突っ込む。

このスケジューリング作業は前日でもいいし、朝早く出社して15分くらいかけてもいい。まずは１日の自分の動きを思考の余地無くスケジューリングすることが大切。

• 記事を書く →
  　構成を考える（20分）
  　見出しを書く（20分）
  　本文前半（20分）
  　本文後半（20分）

みたいな感じです。

「この記事書く」みたいなデカすぎるタスクは、
見た瞬間に脳がフリーズするので禁止。作業レベルまで落とし込むことが大切。

細分化・仕組化についてはこちらの記事も▼

20分に細分化すると「思考」と「作業」が分離される

20分単位にすると何がいいかというと、

• 何をやるか考える時間
• 実際に手を動かす時間

これが強制的に分かれます。

やることはもう決まっているので、
作業時間に入ったら 考えない。ひたすら処理。

もう無心。
工場のライン作業のように、ただただ捌く。

1タスク20分＋予備10分＝30分ルール

1タスクは20分。
でも現実はそんなに甘くない。

なので、

• 作業20分
• 予備10分

合計30分で1タスクという意識で回します。

早く終わったら小休憩として少し歩いてリフレッシュしたりしてます。

終わらなかった場合は反省会（1人）

終わらなかったら自分を責めません。
代わりにこう考えます。

• 分割の仕方が悪かった？
• 想定外の作業があった？
• そもそも見積もりが甘かった？

原因を考えて、次回の分割精度を上げるだけ。

人格否定はしない。改善だけする。

でも「3分以内で終わること」は今すぐやれ

ここでタイトル回収。

3分以内に処理できることは、カレンダーに入れる前にやる。

• 短い返信
• ファイル名変更
• 確認だけの作業

これを
「あとでやろう」
「まとめてやろう」
とすると、なぜか一生やらない。

3分で終わるなら、
悩む時間のほうが無駄。即処理。

3分タスクでも「紙に殴り書き」は必須

とはいえ、人間の記憶力を信用してはいけません。

忘れる自信がある。

なので、

• 3分以内でやることでも
• とりあえず紙に殴り書き

これが大事。

きれいに書く必要なし。
自分が見て「思い出せればOK」。

メモについてはこちらの記事も▼

20分タスクは常に「締め切り効果」がかかる

1タスク20分にすると、

• 常に締め切りがある
• ダラダラ考える余地がない

つまり、
思考の余地なし。能率だけが残る。

「もっといい方法があるかも…」
とか考え始めたら負けです。

人の直感は7割当たっている（らしい）

ここで僕の大好きな考え方。

人は直感で判断したものは
約7割は正しく、間違いは3割程度。

7割当たっていれば、もう十分じゃないですか。

なので僕は、

• 7割正解ならGO
• 完璧は目指さない
• とにかく前に進む

このスタンスです。

間違っていた3割は「20分で修正」する

もし判断ミスだったとしても、

• 20分で修正できる → 修正する
• 修正に時間がかかる → 最低限完了させる

そして、

• 何がダメだったか
• 次回の改善点

をメモに残す。

これが次回、
直感の精度を上げる材料になります。

完璧主義は美徳じゃない。仕事を遅らせるだけ

完璧主義って聞こえはいいですが、
実態はこうです。

• 判断が遅い
• 着手が遅い
• 修正を恐れる

つまり、
仕事が溜まる原因フルコンボ。

百歩譲って仕事の精度を上げるために時間をかけるなら100点中8点くらいあげたいですが、自分の安心材料を集めるだけに仕事に時間をかける人がいます。点数をつけるまでもなく論外です。（昔の私です。）

完璧主義をやめないと残業は減らせない件について

まとめ：考えるな、分割しろ、処理しろ

僕のマイルールを一言でまとめると、

• 仕事は20分に刻め
• 3分で終わるなら今やれ
• 7割でGO、3割は後で直せ

たったこれだけ？と思うかもしれませんが、どんどん精度が上がって気づいたら業務時間がかなり減ってました。なんなら70時間の残業していた時よりも業務量は増えてます。（許すまじ会社の組織体制…っ！）

誤解を恐れずに言うと、仕事は「丁寧にやるもの」じゃなく、
「滞らせず流すもの」。

今日もカレンダーを20分で埋めて、
無心で処理していきましょう。

仕事の断捨離についてはこちらの記事も▼

ぶんけ

事務　兼　農業見習い

1995年生まれ。地方公立大学卒業。 田舎で分家に住む文系。 事務職をしながら実家の農業を手伝っている自称効率厨。上昇志向だが業務能力は低空飛行。 田舎で実践している（したい）ライフハック的な内容をゆるく発信。 テーマや内容を項目して、AIに加筆修正してもらって記事化してます。